Danışman seçerken teklifin fiyatına değil, kapsam ve çıktı tanımına bakın. Bu beş maddeyi içermeyen bir teklif, sonunda tartışmaya dönüşüyor.
Danışmanlık hizmeti satın almak, somut bir ürün almaya benzemez. Teslim edilecek şey çoğu zaman bir dosya, bir sistem veya bir alışkanlık değişikliğidir. Bu belirsizlik, sözleşme aşamasında net tanımlanmadığında proje sonunda hayal kırıklığına dönüşür. İyi bir teklifte şu beş başlığın mutlaka bulunmasını öneriyoruz.
1. Kapsamın dışında kalanlar
Neyin yapılacağı kadar, neyin yapılmayacağı da yazılı olmalıdır. "Yazılım seçimi bu kapsamın dışındadır" veya "vergi incelemesi savunması dâhil değildir" gibi cümleler, sonradan yaşanacak tartışmaların büyük bölümünü baştan engeller.
2. Somut çıktı listesi
Proje sonunda elinize ne geçeceği tek tek sayılmalıdır: kaç sayfalık rapor, hangi tablolar, hangi eğitimler, hangi prosedür dokümanları. "Danışmanlık desteği verilecektir" ifadesi bir çıktı tanımı değildir.
3. Kimin çalışacağı
Teklifi sunan kişi ile projeyi yürütecek kişi aynı mı? Kıdemli danışman projenin hangi aşamalarında sahada olacak? Toplam adam-gün sayısının kıdem seviyelerine göre dağılımı teklifte yer alıyor mu? Bu sorular, danışmanlık kalitesini fiyattan daha çok belirler.
4. Sizden beklenenler
Danışmanlık projelerinin gecikme nedenlerinin başında, şirket tarafının veri ve zaman ayıramaması gelir. İyi bir teklif, hangi verilerin hangi sürede sağlanacağını ve şirket tarafında kimin proje sorumlusu olacağını açıkça belirtir.
5. Başarının ölçüsü
Proje sonunda başarılı sayılmak için hangi koşulun sağlanmış olması gerektiği yazılmalıdır. Bu bir sayısal hedef olabilir; her zaman olmayabilir de. Ancak "kapanış süresi beş iş gününe inecek" gibi bir cümle, tarafların aynı şeyi konuştuğundan emin olmasını sağlar.
Son bir not: teklifte bu beş başlığı göremiyorsanız, bunu sormaktan çekinmeyin. Sorulara net cevap veremeyen bir danışman, projede de net olmayacaktır.